No mundo atual a organização e o planejamento são peças fundamentais para o crescimento de uma empresa. Entretanto, mesmo com um planejamento podem surgir acúmulos de tarefas ou até mesmo falta de comunicação efetiva entre os membros.
Para evitar que isso ocorra e permitir que o processo de gestão se torne mais eficiente,dinâmico e assertivo são utilizadas as ferramentas de gestão. Essas ferramentas nada mais são do que recursos e metodologias que servem para auxiliar um gerente – de projetos ou mesmo de equipe – a otimizar o trabalho como um todo e gerenciar as tarefas e entregas, contribuindo para a melhora do gerenciamento e da tomada de decisões, sempre visando a eficiência e dinamicidade. As ferramentas podem ser aplicadas em todas as áreas, sendo possível adaptá-las para o melhor gerenciamento da atividade necessária.
A seguir iremos discutir simplificadamente algumas das ferramentas mais utilizadas nas empresas como um todo.
5W2H
É uma ferramenta criada na indústria automobilística japonesa voltada para o planejamento das estratégias de ação, levantando pontos de dúvidas e esclarecendo questionamentos sobre as decisões.
Por meio de respostas que esclarecem dúvidas e organizam ideias, a ferramenta oferece maior clareza na organização e aproveitamento de informações.
A 5W2H funciona por um sistema de checklist composto por sete perguntas chave:
- WHAT? – O que se busca com esse projeto?
- WHY? – Por que realizar o projeto?
- WHERE? – Onde o projeto será aplicado?
- WHEN? – Quando o projeto será realizado? Seu tempo de execução.
- WHO? – Quem estará envolvido no projeto?
- HOW? – Como será realizado o projeto?
- HOW MUCH? – Quanto custará o projeto?
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Criada por Kaoru Ishikawa na década de 60 esta ferramenta, também conhecida como Diagrama de Espinha de Peixe ou Causa e Efeito, facilita encontrar as causas de um problema de maneira visual ao se analisar todos os fatores que envolvem a execução do projeto em questão.
Metodologicamente, todo problema deve ter sua causa, logo ao se eliminarem as causas, o problema será eliminado como consequência. Desse modo, nesta ferramenta, todos os aspectos que podem ter levado ao problema são adicionados ao diagrama, como ramificações, para que sejam discutidos e a solução seja encontrada. Sua analogia com uma espinha de peixe se deve a aparência visual com que o diagrama fica após ter diversos pontos discutidos, como pode-se averiguar a seguir.
ANÁLISE SWOT (F.O.F.A)
Ferramenta inicialmente desenvolvida nos anos 60, nos Estados Unidos da América. Busca analisar o ambiente interno e externo de uma empresa, ajudando o gestor a compreender e corrigir as falhas existentes, conhecendo seus pontos fracos e fortes, explorando cada vez mais a seu favor os pontos positivos.
A sigla se deve as palavras chaves analisadas em sua língua original, o inglês.
- Strengths (forças);
- Weaknesses (fraquezas);
- Opportunities (oportunidades);
- Threats (ameaças).
As duas primeiras palavras são voltadas para o ambiente interno da empresa, se referindo ao que pode ser melhorado e controlado pela própria equipe organizacional da empresa. Já as duas últimas palavras se referem ao ambiente externo à empresa, servindo como análise para a equipe de estratégia da empresa.
